Sprawozdanie Roczne z obrotu czynnikiem składa każdy podmiot wykonujący czynności serwisu, napraw i konserwacji układów klimatyzacji, nawet wtedy gdy czynność odzysku czynnika stosowana jest sporadycznie i nie jest częścią oferty usług rynkowych (konieczny odzysk i ponowne napełnienie układu podczas naprawy silnika lub innych elementów pojazdu).

Sprawozdanie składa się „on-line” w bazie danych poprzez stronę http://www.bds.ichp.pl. Aby złożyć sprawozdanie należy być zarejestrowanym w bazie. Informacje o sposobie rejestracji oraz „Instrukcja Użytkownika Bazy Danych Sprawozdań” Znajduje się pod adresem: http://www.ichp.pl/bowoik-f-gazy-bds.

Znajdujący się w tej zakładce plik do pobrania: „rejestr_obrotu_czynnikiem.xlsx” został przygotowany aby ułatwić zbieranie koniecznych do Sprawozdania Rocznego danych. Plik nie jest objęty prawami autorskimi i dostępny bezpłatnie dla każdego zainteresowanego. Plik zawiera trzy elementy. Pierwszy (pierwszy arkusz pliku) to przykład zbierania danych wykorzystujący te same dane przykładowe co Instrukcja o nazwie „Wypełnianie i Przekazywanie Sprawozdania Dotyczącego SZWO lub FGC za dany rok – Instrukcja dla serwisów klimatyzacji samochodowej” która znajduje się pod adresem: http://www.ichp.pl/bowoik-f-gazy-bds.

Druga część pliku (drugi arkusz pliku) to objaśnienia wpisów, a trzeci element (trzeci arkusz pliku) to możliwy do wykorzystania przez Warsztat rejestr zbierający dane. Systematyczne zapisywanie w jego wierszach i kolumnach kolejnych zdarzeń pozwoli w bardzo łatwy sposób uzyskać na żądanie wszystkie dane wymagane przez Sprawozdanie Roczne wymagane Ustawą z dnia 15 maja 2015 r. (Dz. U. 2015 poz. 881), a także w razie potrzeby na udowodnienie wiarygodności przekazywanych w Sprawozdaniu Rocznym liczb.

Po zebraniu danych ale przed wprowadzeniem ich do Bazy Danych Sprawozdań konieczne jest sprawdzenie ich poprawności. Jeżeli wszystko jest w porządku to następujące obliczenie sum końcowych wartości z kolumn o nazwach: „magazyn na dzień 01.01” plus „zakup” plus „recykling” minus „zastosowanie” minus „utrata” minus „magazyn na 31.12” musi dać w wyniku wartość ZERO. Jeżeli tak nie jest należy sprawdzić i poprawić błędy w rejestrze warsztatu.